把邮箱存储比作一个盒子，邮箱账号建立之时，每个用户都会分到一个“盒子”用来存储邮件，但这个“盒子”因为一些内部要求可能会被定时清理；另一方面，随着时间积累邮件越来越多，在“盒子”中翻找（搜索）记录也会带来一些不便。

存档邮箱就是给部分有需求的用户，另外发放一个“盒子”，专门用来存放一些重要的历史邮件，“盒子”的存放容量由管理员分配；管理员可以设置存档策略，也可以由用户自行选择邮件存档。需要说明的是，它不是将邮件移动到不同的存储磁盘，也不是移动到不同的服务器，只是不同的存储路径。

存档邮箱的初衷，就是解决客户新旧邮箱的区分管理。历史邮件可以转移到“存档邮箱”中，不受邮件保留策略影响，不会被删除。用户可以像访问其主邮箱一样访问存档邮箱，也可以搜索存档邮箱和主邮箱中的内容。

用户的邮件数据从主邮箱移动至存档邮箱后，重要邮件无需再下载到本地保存，可直接在线查阅。通过存档邮箱实现邮件分区搜索，也能一定程度上减少ud内存占用，并提高搜索效率。